Como planejar um evento híbrido sem complicações. A gente explica!

Devido ao seu grande alcance, baixo custo e praticidade, os eventos híbridos têm se tornado uma tendência desde o início da pandemia e mesmo após ela. Pensando nisso, hoje preparamos algumas dicas que irão auxiliar você na hora de organizar o seu evento híbrido.

Caso você ainda tenha alguma dúvida do que se trata, quais são as possibilidades e as vantagens desta modalidade, fique tranquilo. Nós vamos explicar tudo neste post.

Nos últimos tempos, o setor de evento precisou se reinventar e migrar para plataformas virtuais para que esses encontros pudessem continuar acontecendo. Isso possibilitou que essa área se desenvolvesse de forma rápido e contasse com diversas produtoras e locais de eventos com equipe especializada, como é o caso do Centro de Eventos Mariápolis Ginetta.

Apesar das inúmeras desvantagens do isolamento, ele permitiu que olhássemos com mais atenção para as infinitas vantagens que existem nos eventos on-line. Todos sabemos que os eventos presenciais nos proporcionam experiências únicas, relacionamento direto e maior participação, mas é inegável que os eventos virtuais permitiram um alcance muito maior de pessoas, o que aumentou o acesso a este tipo de evento

Por isso, experienciando e conhecendo a fundo todas as vantagens de cada uma das modalidades, a tendência para o futuro é unir o melhor dos dois mundos, mesclando, em um mesmo evento, componentes presenciais (físicos), com elementos on-line (virtuais).

Então, depois de conhecer a abrangência dos eventos híbridos e todas as suas vantagens, é hora de aprender a organizar o seu. Para ajudar você nisso, separamos algumas dicas que serão de grande importância.

Para que você possa entrar no mundo dos eventos híbridos, separamos suas vantagens e metodologias em 3 pontos. Assim, você poderá assimilar cada um deles entendendo exatamente seus benefícios e principais cuidados na hora de preparar o seu. Confira:

1. Conexão com participantes remotos

Este primeiro tipo de evento híbrido é o que realiza a conexão com participantes remotos. Além deles, outras pessoas estão no local e o acompanham presencialmente. Neste formato, todos possuem as mesmas possibilidades de interação.

Ou seja, os participantes virtuais podem enviar vídeos, áudios e mensagens através da plataforma de transmissão ao vivo. Além disso, todos os conteúdos deste evento estarão disponíveis para eles – sejam resultados das interações, estudos até o networking. E isso sem contar o acesso aos expositores e patrocinadores, quando necessário.

2. Conexão com palestrante remoto

Também existe a possibilidade de utilizar o modelo híbrido para conectar palestrantes remotos a um evento com participantes presenciais. Pode ser somente um ou até mais speakers, que utilizarão um software de videoconferência para isso. Como a qualidade da imagem e do áudio são importantes, todos precisam ter uma boa conexão de internet.

3. Multi Hub Meeting

Por se tratar o tipo de maior complexidade na organização, o Multi Hub Meeting é o menos utilizado no mercado. Aqui, há um evento principal e múltiplos locais são conectados a ele através de uma transmissão ao vivo.

Para utilizar este modelo, é necessário ter uma infraestrutura robusta e ter cuidado maior com a logística – afinal, trata-se de uma solução que geralmente conecta mais de um evento presencial, cada um com graus de interação diferentes.

Tendo seu público-alvo e os objetivos bem definidos, é hora de colocar a mão na massa e começar a estruturar cada uma das etapas.

Para que tudo saia como esperado, é necessário ter uma equipe completa e bem integrada que compreenda que, para o sucesso de um evento híbrido, é preciso haver uma boa experiência compartilhada, ou seja, todos os participantes do seu evento precisam sentir que o conteúdo está sendo direcionado para ele, independente se ele está no espaço físico ou no espaço virtual.

Toda essa integração só será possível com um bom planejamento e uma equipe bem alinhada com os propósitos do evento.

Isso poderá demandar uma equipe maior, com um diretor responsável para as entregas presenciais e um para as virtuais, mas, ainda assim, as vantagens que essa modalidade traz são muito maiores em relação às outras, o que torna essa opção mais vantajosa.

Para concluir a lista de dicas, é importante saber como mensurar os resultados do evento híbrido. Entre as métricas para medir este sucesso estão o número de participantes – seja online quanto presenciais.

Como mencionado anteriormente, o engajamento destas pessoas é um ponto-chave. Além disso, o Retorno Sobre Investimento (ROI) e o feedback de stakeholders, participantes e palestrantes também são cruciais.

Em qualquer que seja a modalidade do seu evento, o melhor é sempre optar pela ferramenta mais completa para gerenciar, distribuir e monetizar conteúdos digitais.

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